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Viele Unternehmer beschäftigen Subunternehmer, um auch größere Aufträge annehmen und Projekte effektiv und termingerecht umsetzen zu können. Nicht immer funktioniert diese Kooperation reibungslos. Worauf Sie bei der Auswahl eines passenden Betriebs achten sollten, welche Inhalte in einen Vertrag gehören und wie Sie Scheinselbstständigkeit bei der Zusammenarbeit mit Subunternehmern vermeiden können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Vor- und Nachteile der Zusammenarbeit mit Subunternehmern

Wer Subunternehmen beauftragt, kann in der Regel einen profitablen Gewinn erwirtschaften, doch hat eine Kooperation nicht nur Vorteile. Folgende Vor- und Nachteile ergeben sich aus der Zusammenarbeit mit Subunternehmern:

VorteileNachteile
• Einsparung von Kosten, da keine Lohnnebenkosten für Subunternehmer anfallen
• Konzentration auf das Kerngeschäft durch Outsourcing einzelner Teilbereiche
• auch größere Aufträge können angenommen und umgesetzt werden  
• oftmals schlechtere Arbeitsmoral von Subunternehmern als von fest angestellten Mitarbeitern
• höherer Koordinationsaufwand – die Arbeit des Subunternehmers muss detailliert geplant und überwacht werden
• Hauptunternehmer ist im Schadensfall haftbar
• ggf. Nachbesserungen der Arbeit erforderlich

Definition: Nimmt ein Auftragnehmer die Unterstützung anderer Unternehmen in Anspruch, um Projekte umzusetzen, so bezeichnet man Ersteren als Hauptunternehmer (HU) oder Gesamtunternehmer (GU). Die von ihm beauftragten Unternehmen werden als Subunternehmer bezeichnet. Der Subunternehmer ist ausschließlich dem Hauptunternehmer verpflichtet, nicht aber dem Auftraggeber. Zwischen Auftraggeber und Hauptauftragnehmer wird ein Vertrag geschlossen, der Subunternehmer hingegen schließt lediglich mit dem Hauptunternehmer einen Vertrag.

Subunternehmer und Scheinselbstständigkeit – ein häufig auftretendes Phänomen

Nicht immer ist die Grenze zwischen Selbstständigkeit und Angestelltenverhältnis klar definierbar. Scheinselbstständigkeit ist ein Arbeitsverhältnis, in dem die erwerbstätige Person als Unternehmer auftritt, aber die gleichen Tätigkeiten wie das fest angestellte Personal ausführt – allerdings mit dem Unterschied, dass der Arbeitgeber für den Selbstständigen keine Sozialabgaben leisten muss. Folgende Anhaltspunkte definieren die Unterschiede:

AngestelltSelbstständig
• handelt nach Anweisung des Arbeitgebers
• arbeitet zu vereinbarten Zeiten
• beantragt Urlaub, fest vereinbarte Urlaubstage
• Lohnfortzahlung im Fall von Krankheit
• ist durch den Arbeitgeber sozialversichert   
• trifft eigene Entscheidungen, handelt unternehmerisch
• arbeitet nach freier, eigener Zeiteinteilung
• kann Urlaub machen, wann er möchte – kann keinen Urlaubsanspruch geltend machen
• keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
• kann Beiträge zur Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zahlen
• muss selbst Beiträge für eine Krankenversicherung zahlen

Bei der Zusammenarbeit mit Subunternehmern tritt häufig das Problem der Scheinselbstständigkeit auf. Was auf den ersten Blick für den Hauptunternehmer wie ein Vorteil aussehen mag – die Einsparung von Kosten – kann in dem Fall weitreichende Konsequenzen haben. Denn stellt die Deutsche Rentenversicherung eine Scheinselbstständigkeit fest, muss der Arbeitgeber unter Umständen umfangreiche Nachzahlungen leisten, die bis zur Insolvenz führen können.

Wie kann der Hauptauftragnehmer eine Scheinselbstständigkeit vermeiden?

Um eine Scheinselbstständigkeit des Subunternehmers zu vermeiden, sollten Sie sich als Hauptunternehmer rechtlich absichern. Mit folgenden Nachweisen sind Sie bei der Überprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung auf der sicheren Seite:

  1. Nachweis der Deutschen Rentenversicherung
    Verlangen Sie vom Subunternehmer einen Befreiungsbescheid der Deutschen Rentenversicherung. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie keine Sozialversicherungsentgelte zahlen müssen.
  2. Nachweis über Tätigkeit für verschiedene Auftraggeber
    Der Subunternehmer sollte für unterschiedliche Auftraggeber tätig sein, um nicht den Anschein einer Scheinselbstständigkeit zu erwecken. Denn die Tätigkeit für nur einen Auftraggeber ist ein typisches Merkmal einer Arbeitnehmerstellung. Lassen Sie sich die Tätigkeit des Subunternehmers für verschiedene Auftraggeber bestätigen.
  3. Beschäftigung von Mitarbeitern
    Bestenfalls beschäftigt der Subunternehmer weitere Mitarbeiter – dies ist ein wichtiges Merkmal von Selbstständigkeit, allerdings keine Voraussetzung dafür. Beschäftigt der Subunternehmer eigene Mitarbeiter, lassen Sie sich dies bestätigen.

Arbeiten Sie längerfristig oder regelmäßig mit einem Subunternehmer zusammen, leiten Sie bei der Rentenversicherung ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7 SGB IV ein. Vor Beginn des Auftragsverhältnisses prüft die Rentenversicherung, ob der Subunternehmer als selbstständig tätig gilt. Sinnvoll ist das bei einer Zusammenarbeit, die länger als sechs Monate andauert oder regelmäßig stattfindet.

Subunternehmervertrag für den Bau: Darauf sollten Sie achten

Eine rechtssichere und kooperative Vertragsgestaltung ist das A und O für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Subunternehmern. Als grundsätzliche Voraussetzung für einen rechtssicheren Vertrag gilt, dass der Subunternehmer tatsächlich selbstständig ist. Schließen Sie unbedingt einen schriftlichen Vertrag mit dem Subunternehmer ab. Eine mündliche Vereinbarung reicht nicht aus. Achten Sie darauf, den Vertrag regelmäßig zu aktualisieren und bestenfalls von einem Fachanwalt prüfen zu lassen. Folgende Inhalte sollten im Vertrag vorkommen:

  • Dauer des Auftrags
  • Beschreibung der konkreten Vertragsinhalte – welche Aufgaben oder Arbeitsschritte hat der Subunternehmer zu erfüllen?
  • Welche Arbeitsmittel werden bereitgestellt?
  • Wo werden die Arbeiten durchgeführt?
  • Klarstellung des Auftrags- bzw. Werkverhältnisses

Vermeiden sollten Sie dagegen Regelungen zur Zeiteinteilung und Vergütung – das sind typische Arbeitnehmereigenschaften, die bei einer Prüfung durch die Rentenversicherung negativ ins Gewicht fallen.

FAQ zur Zusammenarbeit mit Subunternehmern

Worauf muss ich bei der Auswahl des passenden Subunternehmers achten?

Wählen Sie nicht den erstbesten und günstigsten Subunternehmer, sondern achten Sie darauf, dass die Qualität der Arbeit stimmt. So ersparen Sie sich kosten- und zeitintensive Nachbesserungen. Greifen Sie, wenn möglich, auf Unternehmen zurück, mit denen Sie bereits erfolgreich zusammengearbeitet haben.

Welche Inhalte gehören in einen Vertrag mit einem Subunternehmer?

• Dauer des Auftrags
• Beschreibung der konkreten Vertragsinhalte – welche Aufgaben oder Arbeitsschritte hat der Subunternehmer zu erfüllen?
• Welche Arbeitsmittel werden bereitgestellt?
• Wo werden die Arbeiten durchgeführt?
• Klarstellung des Auftrags- bzw. Werkverhältnisses

Welche Vorteile hat eine Zusammenarbeit mit Subunternehmen?

Wer mit Subunternehmern zusammenarbeitet, kann größere Aufträge annehmen und effektiv umsetzen. Die eigene Firmenstruktur bleibt schlank, und der Hauptunternehmer kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Der größte Vorteil ist allerdings finanzieller Natur, denn für einen Subunternehmer muss der Hauptunternehmer keine Lohnnebenkosten entrichten. Zudem ist der Stundenlohn meist geringer als der eines Festangestellten.

Welche Nachteile kann die Zusammenarbeit mit Subunternehmern mit sich bringen?

Der Hauptunternehmer sollte die Arbeit des Subunternehmers detailliert planen und überwachen, doch dadurch hat er einen höheren Koordinationsaufwand. Die Arbeitsmoral von Subunternehmern kann weniger stark ausgeprägt sein als die von Angestellten, sodass teilweise Nachbesserungen erforderlich sein können. Mit einer fairen Bezahlung liefern Sie einen Anreiz für qualitativ hochwertige Arbeit.

Wer haftet, wenn der Subunternehmer einen Schaden verursacht?

Laut § 278 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) haftet in der Regel der Generalunternehmer, wenn der Subunternehmer einen Schaden verursacht. Allerdings kann der Generalunternehmer prüfen lassen, ob und inwieweit eine Fahrlässigkeit des Subunternehmers vorliegt. Hierbei wird zwischen leichter, mittlerer und grober Fahrlässigkeit unterschieden. Je nach Ausprägungsgrad, Art und Höhe des verursachten Schadens muss unter Umständen der Subunternehmer ganz oder teilweise aufkommen. Fertigen Sie immer ein Abnahmeprotokoll an, um Mängel auszuschließen und sich gegen spätere Ansprüche des Kunden abzusichern.

Worauf sollte ich bei der Zusammenarbeit mit Subunternehmern achten?

Ein passendes Subunternehmen zu finden und zu koordinieren ist nicht einfach. Folgende Tipps unterstützen Sie dabei:
• Wählen Sie den passenden Partner sorgfältig aus.
• Beauftragen Sie weder den erstbesten noch den allergünstigsten Subunternehmer.
• Greifen Sie auf Unternehmen zurück, mit denen Sie in der Vergangenheit bereits erfolgreich zusammengearbeitet haben.
• Bezahlen Sie Ihre Subunternehmer anständig – das erhöht die Motivation und in der Regel die Qualität der Leistung.
• Planen Sie alle Arbeitsschritte sorgfältig.
• Koordinieren und überwachen Sie die Zusammenarbeit mit Subunternehmern aufmerksam.

Bitte beachten Sie: Die hier erwähnten Vorschriften sind nur eine Auswahl der wichtigsten gesetzlichen Vorgaben. Detaillierte Informationen lesen Sie dazu in den aufgeführten und ggf. weiteren Vorschriftensammlungen und Gesetzestexten nach. Bei der konkreten Umsetzung im Betrieb können und sollten im Zweifel außerdem Sachverständige hinzugezogen werden.

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Paul Bradbury, smolaw