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Ob Baugewerbe, Sanitärbetriebe oder Reinigungsunternehmen: Dass jeder Handwerksbetrieb sich die erbrachte Leistung vom Auftraggeber bestätigen lassen sollte, ist allgemein bekannt. Weniger bekannt ist, dass eine Abnahme erfolgen muss, bevor Sie Anspruch auf die volle Vergütung haben. Obwohl dies in Deutschland auch stillschweigend erfolgen kann, sollten Sie im Handwerk und Baugewerbe ein Abnahmeprotokoll erstellen. Damit sind Sie auf der sicheren Seite, falls es später Beanstandungen geben sollte.

Welche Arten der Abnahme gibt es? Was beinhaltet das Schriftstück? Wer erstellt und unterschreibt es? Was passiert, falls Mängel beanstandet werden? Antworten auf diese und weitere Fragen, Tipps und ein Abnahmeprotokoll für Handwerk und Bau als Muster zum Download finden Sie in diesem Ratgeber.

Warum das Abnahmeprotokoll im Handwerk wichtig ist

Zunächst bezieht sich das Schriftstück immer auf einen zuvor abgeschlossenen Werkvertrag. In ihm sind die Bedingungen eines Auftrags geregelt, den Handwerker oder Dienstleister von einer Privatperson, einem anderen Unternehmen oder einer öffentlichen Stelle erhalten. Auch wenn Sie mit einem Subunternehmer zusammenarbeiten, der den Auftrag in Ihrem Namen ausführt, sollten Sie die Abnahme dokumentieren.

Das Protokoll dient dazu, folgende Dinge festzuhalten:

  • die Arbeitsleistung
  • eventuelle Mängel
  • Maßnahmen zur Beseitigung von Mängeln

In der Praxis ist eine der wichtigsten rechtlichen Folgen der Abnahme, dass Sie als Handwerker erst dann die volle Vergütung verlangen können, wenn Ihr Auftraggeber die Vertragsleistung abgenommen hat.

Häufig kommt es vor, dass Betriebe nach Abschluss der Dienstleistung eine Rechnung stellen, ohne dass die Arbeitsleistung abgenommen wurde. Um zu vermeiden, dass Ihre Rechnung unwirksam ist, sollten Sie unbedingt folgende Reihenfolge einhalten:

  1. Vertragserfüllung
  2. Abnahme
  3. Rechnungsstellung

Sowohl für den Handwerker als auch für den Auftraggeber hat das Schriftstück Vorteile:

Vorteile für den KundenVorteile für den Handwerker
• übersichtliche Darstellung der erhaltenen Leistungen
• Kostentransparenz
• die Möglichkeit, Mängel zu beanstanden
• gewährleistet Recht auf Vereinbarung von Nachbesserungen
• Nachweis der erbrachten Leistungen
• Ausschluss von späteren Bemängelungen
• Sicherheit der Entlohnung für erbrachte Leistungen
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit

Was muss im Abnahmeprotokoll für Handwerk und Baugewerbe stehen?

Damit das Schriftstück für beide Seiten verbindlich ist und notfalls auch bei einem Rechtsstreit Bestand hat, muss es eine bestimmte Form haben und festgelegte Inhalte aufweisen. Folgende Angaben dürfen auf keinen Fall fehlen:

  • Datum und Ort der Abnahme
  • Gegenstand des Werkvertrags; beim Abnahmeprotokoll einer Baustelle außerdem Adresse des Bauobjekts
  • Name und Adresse des Auftraggebers
  • Name und Adresse des Handwerksbetriebs
  • Datum und ggf. Aktenzeichen des Werkvertrags
  • Beginn und Fertigstellung der Arbeit
  • Konkrete Beschreibung der Leistung(en), die abgenommen werden soll(en)
  • Teilnehmer des Abnahmetermins
  • Mängelliste
  • Vorbehalte
  • Festlegungen zur Beseitigung von Mängeln oder Nachbesserung
  • Gewährleistungsfrist
  • Unterschriften von Auftraggeber und Auftragnehmer (bzw. deren rechtmäßiger Vertreter)

Zur Veranschaulichung stellen wir Ihnen hier ein Bauabnahmeprotokoll als Muster zur Verfügung. Sie können es herunterladen und als Vorlage nutzen, um es an Ihr Arbeitsfeld anzupassen.

Wann wird ein Abnahmeprotokoll im Handwerk erstellt?

Bei einer förmlichen Abnahme legen Sie nach dem Abschluss Ihrer Arbeit einen Termin fest, an dem Ihr Werk durch den Auftraggeber akzeptiert wird. Je nach Branche und Auftrag findet dann die Überprüfung der Arbeitsleistung statt. Im Anschluss bestätigt der Auftraggeber, dass Sie die vertraglich vereinbarte Leistung ordnungsgemäß erfüllt haben. Hierfür unterschreibt er das von Ihnen erstellte Abnahmeprotokoll für Handwerker.

Mehrere Abnahmeprotokolle auf Baustellen sinnvoll

Bei größeren Aufträgen gibt es auch die Möglichkeit, gesonderte Abnahmeprotokolle für einzelne Arbeitsschritte zu erstellen. Das ist z. B. auf Baustellen sinnvoll, wenn einzelne Tätigkeiten aufeinander aufbauen oder bestimmte Teile einer Anlage im Nachhinein nicht mehr zugänglich sind. So lässt sich die Dokumentation für ein Haus beispielsweise ausschließlich für den Rohbau oder den Innenausbau ausstellen. Außerdem können einzelne Teilprotokolle für Heizungsanlage, Elektroinstallation, Malerarbeiten und weitere Bereiche vereinbart werden. Bei der Montage einer technischen Anlage ist die Aufteilung in Primär- und Sekundärmontage sinnvoll.

Was ist zu tun, wenn Mängel aufgeführt werden?

Jedes Abnahmeprotokoll für Handwerk und Bau enthält eine Mängelliste. Diese beinhaltet sämtliche Punkte, die der Auftraggeber beanstandet. Welche Folgen das hat, hängt davon ab, um welchen Mangel es sich handelt:

MangelDefinitionKonsequenz
unwesentlicher Mangel• kein Einfluss auf Funktionstüchtigkeit• Kunde muss Abnahme gewährleisten
• Auftraggeber kann Nachbesserung verlangen
• Nachbesserungswünsche auch nach bereits erfolgter Abnahme möglich

schwerwiegender Mangel• erschwerte bis unmögliche Nutzung• Kunde darf Abnahme verweigern
• Werk kann unter Vorbehalt angenommen werden
• für Vergütung kann Nacherfüllung der Schäden vorausgesetzt werden

Sind Sie für den Mangel verantwortlich, müssen Sie ihn in einer angemessenen Frist beheben. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass der Auftraggeber den Mangel selbst behebt und Ihnen den Aufwand in Rechnung stellt oder die Vergütungssumme reduziert. Wie auch immer Sie sich einigen, halten Sie die Absprachen unbedingt im Abnahmeprotokoll für Handwerker fest, um nachträgliche Rechtsstreitigkeiten auszuschließen.

Die Aufnahme eines Mangels in das Abnahmeprotokoll verpflichtet Sie nicht automatisch zur Nachbesserung oder Reduzierung der Vergütung. Vielmehr sind Sie zunächst lediglich dazu verpflichtet, zu prüfen, ob der Mangel tatsächlich von Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen verursacht wurde. Ist das nicht der Fall, können Sie die Arbeitszeit, die Sie für die Prüfung aufgewendet haben, in Rechnung stellen. Diese Möglichkeit muss ebenfalls vorher im Protokoll schriftlich festgehalten werden.

Welche Arten der Abnahme gibt es für Handwerk und Bau?

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass das deutsche Gesetz nach § 640 BGB eine Abnahme vorschreibt: Nach § 640, Absatz 1 ist der Auftraggeber verpflichtet, das Werk abzunehmen, wenn keine schwerwiegenden Gründe für eine Verweigerung vorliegen. Als schwerwiegende Gründe zählen zum Beispiel Mängel, die das Werk unbenutzbar machen.

Wie genau die Abnahme zu erfolgen hat, ist dagegen nicht vorgeschrieben. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, unter anderem in schriftlicher Form als Abnahmeprotokoll für Handwerk und Baugewerbe. Das ist besonders sinnvoll, weil es für Transparenz sorgt und Sie besser gegen Mängelansprüche absichert. Welche Probleme es bei Aufträgen geben kann und ein Meinungsbild zum Handwerk lesen Sie in unserer Handwerksumfrage.

Folgende Möglichkeiten bestehen, um eine Arbeitsleitung abnehmen zu lassen:

Ausdrückliche Abnahme:

Sie erfüllen einen erteilten Auftrag vertragsgemäß. Anschließend überprüft der Auftraggeber, ob die Arbeitsleitung alle vorher vereinbarten Vorgaben erfüllt. Akzeptiert der Auftraggeber das Ergebnis, wird das als Abnahme bezeichnet. Sie als Handwerker können das in schriftlicher Form verlangen, z. B. als Abnahmeprotokoll.

Stillschweigende Abnahme:

Eine Leistung kann auch stillschweigend abgenommen werden, z. B. indem der Auftraggeber die gesamte Rechnung bezahlt oder indem er die erbrachte Dienstleistung in Anspruch nimmt. Haben Sie dem Auftraggeber beispielsweise eine neue Küche eingebaut, er bezahlt die gesamte Rechnung und benutzt die Küche ohne Beanstandung, ist das als stillschweigende Abnahme zu werten.

Fiktive Abnahme: 

Ein Werk gilt nach § 640, Absatz 2 ebenfalls als abgenommen, wenn der Auftraggeber eine gesetzte Frist zur Abnahme ohne Angabe von Gründen oder Mängeln verstreichen lässt. Das gilt auch, wenn die Abnahme ohne Angabe von Gründen verweigert wird. (Bei Verträgen mit Privatpersonen muss allerdings eine schriftliche Belehrung über die Konsequenzen erfolgen.)

Verweigerung bzw. Abnahme unter Vorbehalt: 

Der Auftraggeber kann das Recht auf Beseitigung bzw. Nacherfüllung von Mängeln nach § 634 BGB nur in Anspruch nehmen, wenn er die Abnahme verweigert oder das Werk abnimmt, indem er das Abnahmeprotokoll unter Vorbehalt unterzeichnet.

An diesen Punkten lässt sich gut erkennen, welche wichtige Rolle das Abnahmeprotokoll im Handwerk spielen kann. Nach § 640 BGB müssen sowohl die Abnahmeverweigerung als auch eventuell festgestellte Mängel schriftlich dokumentiert werden, damit Ihr Kunde das Recht auf Nachbesserung oder Schadenersatz nicht verliert.

FAQ zum Abnahmeprotokoll für Handwerk und Bau

Warum ist ein Abnahmeprotokoll für Handwerker sinnvoll?

Das Protokoll dient der Dokumentation Ihrer Arbeitsleistung. Mit der Unterschrift bestätigt der Auftraggeber, dass ein Auftrag ordnungsgemäß und ohne schwerwiegende Mängel ausgeführt wurde und verpflichtet sich zur vollständigen Zahlung der festgelegten Vergütungssumme. Außerdem ergibt sich der Zeitraum für Garantie und Gewährleistung aus dem Datum der Abnahme.

Wann wird das Abnahmeprotokoll im Handwerk erstellt?

Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten legen Sie einen Abnahmetermin fest, bei dem das Werk auf seine Funktionstüchtigkeit überprüft wird. Bei dieser Prüfung wird das Abnahmeprotokoll für Handwerker ausgefüllt und unterschrieben.

Wer erstellt und wer führt das Abnahmeprotokoll im Handwerk?

In der Regel erstellt der Auftragnehmer das Protokoll. Rechtlich vorgeschrieben ist es allerdings nicht. Sollte der Auftraggeber dies übernehmen, ist es wichtig, dass Sie entscheidende Angaben zu Garantie, Gewährleistung und Nachbesserung genauestens prüfen, bevor Sie unterschreiben.

Wer darf das Abnahmeprotokoll für Handwerker unterschreiben?

Auftraggeber und Auftragnehmer sowie ihre rechtmäßig bestellten Vertreter sind unterschriftsberechtigt.

Wer bekommt das Abnahmeprotokoll?

Sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer bekommen das unterschriebene Schriftstück. Zu diesem Zweck ist es in doppelter Ausführung anzufertigen und jeweils von beiden Vertragsparteien zu unterzeichnen.

Bitte beachten Sie: Die hier erwähnten Vorschriften sind nur eine Auswahl der wichtigsten gesetzlichen Vorgaben. Detaillierte Informationen lesen Sie dazu in den aufgeführten und ggf. weiteren Vorschriftensammlungen und Gesetzestexten nach. Bei der konkreten Umsetzung im Betrieb können und sollten im Zweifel außerdem Sachverständige hinzugezogen werden.

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 – Kerkez, RealPeopleGroup