Lesezeit: 4 Minuten

Regelmäßige Besprechungen sind bei der Umsetzung größerer Bauprojekte essenziell. Sie dienen dazu, die Abläufe auf der Baustelle zu koordinieren und sind ein wichtiges Kommunikationselement zwischen der Bauleitung und Auftragnehmern wie Bauunternehmen oder Handwerksbetrieben. Es ist sinnvoll, alle besprochenen Punkte schriftlich festzuhalten: Das Baubesprechungsprotokoll bringt alle Beteiligten auf den gleichen Informationsstand und erleichtert gleichzeitig die Baudokumentation gegenüber Auftraggebern und Investoren. Erfahren Sie, welchen Zweck das Dokument hat, ob die Anfertigung verpflichtend ist und welche Inhalte Sie berücksichtigen sollten.

Was ist ein Baubesprechungsprotokoll und welchen Zweck erfüllt es?

Ein Baubesprechungsprotokoll ist die schriftliche Dokumentation einer Baubesprechung. Es enthält sämtliche Informationen, die für Bauleiter, Bauträger, Auftragnehmer und Subunternehmer von Bedeutung sind und spiegelt sowohl den aktuellen Stand als auch die nächsten Schritte eines Bauprojekts wider. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Fortschritt einzelner Teilaufgaben
  • Termine zur Fertigstellung
  • Festlegung von Verantwortlichen
  • Vereinbarungen zur Vorgehensweise
  • Änderungen am ursprünglich geplanten Ablauf
  • Zusätzlicher Material- oder Personalbedarf
  • Technische Details zu bestimmten Abläufen

Das Bauprotokoll stellt sicher, dass alle Beteiligten den Überblick über das gesamte Projekt behalten und über die geplanten Abläufe, aber auch über eventuelle Probleme auf einer Baustelle informiertsind, sodass Sie Ihre nächsten Schritte entsprechend planen können. Außerdem ist es ein wichtiges Mittel zur Baustellendokumentation. Mithilfe der gesammelten Protokolle lassen sich noch lange nach Abschluss der Bauarbeiten sämtliche Vorgänge rekonstruieren.

Darüber hinaus profitieren alle Parteien davon, wenn die Dokumentation möglichst lückenlos ist. Gut geführte Protokolle erleichtern die Weitergabe von Informationen in Projekten, an denen viele verschiedene Parteien beteiligt sind.

Gut zu wissen: Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt zur Anzeige von Mängeln oder Schadenersatzforderungen kommen, können Baubesprechungsprotokolle als Beweise herangezogen werden, um den genauen Ablauf und Verantwortlichkeiten zu identifizieren.

Müssen Sie ein Baubesprechungsprotokoll erstellen?

Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, eine Baubesprechung zu dokumentieren und im Gegensatz zum Abnahmeprotokoll gibt es auch für die formelle Dokumentation der Baufortschritte keine Gesetzesgrundlage. Allerdings sind Architekten und Ingenieure schon auf Basis der Regelungen zur Honorarabrechnung (HOAI) dazu verpflichtet, sämtliche Bautätigkeiten zu koordinieren und zu überwachen. Mit einem entsprechenden Dokument lässt sich recht einfach nachweisen, dass Sie dieser Aufgabe nachgekommen sind.

Wenn Sie dem Ganzen einen rechtlichen Rahmen geben möchten, können Sie von Anfang an das Erstellen der Baubesprechungsprotokolle in den Werkvertrag aufnehmen. In diesem Fall ist die Bauleitung oder ein neutraler Protokollführer vertraglich dazu verpflichtet, alle Punkte der Besprechungen zu protokollieren. Ergänzend kann auch festgelegt werden, dass alle Parteien die Protokolle zur Kenntnis nehmen müssen; zum Beispiel, indem Sie das durch Ihre Unterschrift bestätigen.

Wenn Ihnen ein Baubesprechungsprotokoll vorgelegt wird, sollten Sie den Inhalt immer genauestens prüfen und fehlerhafte Angaben so schnell wie möglich melden bzw. verbessern lassen. Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs ist fehlender Widerspruch als Zustimmung zu werten. Dadurch können schlimmstenfalls auch auf der Basis ungelesener und sorglos abgelegter Bauprotokolle Schadenersatzforderungen an Sie gestellt werden.

Was gehört in ein Baubesprechungsprotokoll?

Unabhängig davon, um welche Art von Baustelle es sich handelt und welche Arbeiten dort durchgeführt werden, sollten die folgenden Angaben in keinem Protokoll fehlen:

  • Projektbezeichnung: Das Bauprojekt muss mit einer klaren Benennung und (falls vorhanden) Projektnummer eindeutig identifiziert werden.
  • Teilbereich: Betrifft die Baubesprechung nicht die ganze Baustelle, sondern nur einzelne Bereiche oder Arbeiten (z. B. Tiefbau, Elektroinstallation etc.), sollte das kenntlich gemacht werden.
  • Ort und Datum der Baubesprechung
  • Protokollführer mit Möglichkeit zur Kontaktaufnahme
  • Teilnehmer: Hier werden alle eingeladenen Personen aufgelistet. In einem separaten Feld wird die An- oder Abwesenheit vermerkt.
  • Tagesordnungspunkte der Baubesprechung und die daraus entstehenden Aufgaben
  • Benennung der Verantwortlichen und ggf. Festlegung von Terminen und Fristen
  • Verteiler: Auflistung aller Personen, die das Protokoll erhalten
  • Unterschriftsfelder zur Zustimmung oder Kenntnisnahme
  • Termin der nächsten Baubesprechung

Je sorgfältiger Sie das Baubesprechungsprotokoll erstellen, umso leichter lassen sich einzelne Abläufe später nachvollziehen. Gehen Sie deshalb bei der Beschreibung der besprochenen Tagesordnungspunkte ruhig ins Detail. Besonders wichtig ist es, Absprachen, Verantwortlichkeiten und Terminvereinbarungen festzuhalten – erst recht, wenn diese im Nachhinein geändert werden. Solche Informationen gehören mit der Angabe von Gründen und neuen Zielsetzungen unbedingt in das Protokoll. Verschiebt sich dadurch der Fertigstellungstermin des Projekts, lassen sich die Verantwortlichen und ihre Gründe schnell identifizieren.

Nutzen Sie für Ihr Baubesprechungsprotokoll eine Vorlage

Da die Dokumentation weder gesetzlich geregelt noch genormt ist, gibt es keinerlei Anforderungen an die formale Gestaltung. Es ist jedoch empfehlenswert, die Protokolle so klar und übersichtlich wie möglich zu gestalten, damit sofort ersichtlich ist, worauf es ankommt. Dazu gehören eine klare Gliederung und eine möglichst knappe, aber exakte Beschreibung der Sachverhalte. Am besten nutzen Sie für Ihr Baubesprechungsprotokoll immer dieselbe Vorlage, dann können alle Beteiligten schnell die gewünschten Informationen finden. Wir stellen ein Muster zur Verfügung, das Sie gerne herunterladen und individuell an Ihr Bauprojekt anpassen können.

FAQ zum Baubesprechungsprotokoll

Was ist ein Baubesprechungsprotokoll?

Ein Baubesprechungsprotokoll ist die schriftliche Dokumentation einer Baubesprechung. Es stellt sicher, dass Bauleiter, Bauträger, Auftragnehmer und Subunternehmer den Überblick über das gesamte Projekt behalten und über die geplanten Abläufe, aber auch über eventuelle Probleme auf einer Baustelle informiert sind, sodass sie ihre nächsten Schritte entsprechend planen können. Außerdem ist es ein wichtiges Mittel zur Baustellendokumentation.

Ist das Baubesprechungsprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?

Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, eine Baubesprechung zu protokollieren und im Gegensatz zum Abnahmeprotokoll gibt es auch für die formelle Dokumentation der Baufortschritte keine Gesetzesgrundlage. Wenn Sie dem Ganzen einen rechtlichen Rahmen geben möchten, können Sie jedoch von Anfang an das Erstellen der Bauprotokolle in den Werkvertrag aufnehmen, denn alle Parteien profitieren davon, wenn die Baudokumentation möglichst lückenlos ist.

Warum sollten Sie Baubesprechungsprotokolle erstellen?

Gut geführte Protokolle erleichtern die Weitergabe von Informationen in Projekten, an denen viele verschiedene Parteien beteiligt sind. Darüber hinaus können die Protokolle als Beweise herangezogen werden, sollte es zu einem späteren Zeitpunkt zur Anzeige von Mängeln oder Schadenersatzforderungen kommen.

Wer führt das Baubesprechungsprotokoll?

Üblicherweise führt ein Vertreter der Bauleitung das Protokoll bei der Baubesprechung. Es können jedoch auch Mitarbeiter der anderen Parteien oder ein neutraler Protokollführer für diese Aufgabe verpflichtet werden. Der Protokollführer sollte im Dokument vermerkt sein.

Wie oft findet eine Baubesprechung statt?

Je nach Umfang der Bauarbeiten findet eine Baubesprechung üblicherweise wöchentlich oder im Zwei-Wochen-Takt statt.

Bildquellen:
© gettyimages.de
 – Drazen_