Aktenvernichter

Mit einem Aktenvernichter lassen sich vertrauliche Unterlagen in Sekundenschnelle zerkleinern und platzsparend entsorgen. Bei Jungheinrich PROFISHOP kaufen Sie leistungsstarke Aktenvernichter mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen, Schnittarten und Auffangvolumen. Unser Kaufratgeber unterstützt Sie dabei, den richtigen Aktenvernichter für Ihren Bedarf zu finden.

1. Warum ist der Einsatz von Aktenvernichtern sinnvoll?

Für die Entsorgung von alten Rechnungen, Verträgen, Steuererklärungen, Ausweisen, Kreditkarten und CDs sollte aus Sicherheitsgründen stets ein professioneller Aktenvernichter verwendet werden:

• Identitätsdiebstahl: Personenbezogene Daten können illegal an Adressdatenbanken verkauft und im schlimmsten Fall zur Schaffung einer neuen Identität genutzt werden. Häufige Folgen für die betroffene Person sind hohe Kosten und die Gefahr einer Rufschädigung. Aktenvernichter zerschneiden Kontodaten, Unterschriften, Adressen, Geburtsdaten und vollständige Namen in unleserliche Schnipsel, sodass diese erst gar nicht in die falschen Hände geraten können.
• Datenschutzverordnung: Während Privatpersonen selbst entscheiden können, ob sie ihre persönlichen Daten mit einem Aktenvernichter schützen möchten, sind Unternehmen sogar dazu verpflichtet, bestimmte Unterlagen datenschutzkonform zu entsorgen. Dazu zählen z. B. Kunden- und Personaldaten, die nicht mehr für den ursprünglichen Zweck genutzt werden oder deren Löschung erbeten wurde. Für die Vernichtung solcher Daten muss ein DSGVO-konformer Aktenvernichter verwendet werden. Ansonsten drohen Bußgelder, Schadensersatzforderungen oder sogar Freiheitsstrafen.
• Firmengeheimnisse: Nicht nur zur Einhaltung der DSGVO, sondern auch zum Schutz von firmeneigenen Daten, sollten vertrauliche Unterlagen nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist mit einem Aktenvernichter zerstört werden. Beispiele dafür sind Rechnungen, Belege, Verträge, rechtliche und steuerliche Unterlagen sowie Jahresabschlüsse. Aber auch Unterlagen zu innovativen Produktideen, den aktuellen Umsatzzahlen oder der letzten Vorstandssitzung sollten sicherheitshalber geschreddert werden, um nicht an die Öffentlichkeit zu gelangen.

2. Aktenvernichter: Was beachten, damit Sie das passende Gerät für Ihren Bedarf finden?

Aktenvernichter, häufig auch Papiervernichter genannt, sind in zahlreichen Ausführungen erhältlich. Bevor Sie Ihren neuen Aktenvernichter online kaufen, können Ihnen diese Fragen zum vorgesehenen Einsatzbereich und den gewünschten Funktionen des Geräts entscheidende Hinweise zur Auswahl liefern:

• Welche Datenträger sollen vernichtet werden?
• Bestehen besondere Anforderungen an den Datenschutz?
• Welche Sicherheitsstufe ist hierfür die richtige?
• Wie intensiv soll das Gerät genutzt werden?
• Wird eine bestimmte Schnittart bevorzugt?
• Wie viele Blätter soll der Dokumentenvernichter auf einmal zerschneiden können?
• Wie groß soll das Auffangvolumen des Behälters sein?
• Über welche Funktionen muss der Papiervernichter verfügen, um den gewünschten Bedienkomfort zu erfüllen?

3. Profi-Aktenvernichter: Welche Sicherheitsstufe ist die richtige?

Um Datenträger ordnungsgemäß zu vernichten, müssen diese gemäß der DIN 66399 in verschiedene Schutzklassen eingeteilt werden. Abhängig von der Vertraulichkeit und dem erforderlichen Schutz der Daten werden folgende drei Klassen unterschieden:

• Schutzklasse 1 – interne Daten mit normalem Schutzbedarf: Hierbei handelt es sich um Informationen, die einem größeren Personenkreis zugänglich sind und deren unbefugte Weitergabe nur geringe Auswirkungen auf das Unternehmen hätte.
• Schutzklasse 2 – vertrauliche Daten mit erhöhtem Schutzbedarf: Dazu zählen personenbezogene und andere sensible Daten, die nur für ausgewählte Zwecke oder Personen bestimmt sind. Eine Offenlegung dieser Informationen würde dem Unternehmen enorm schaden und in vielen Fällen auch gegen gesetzliche oder vertragsrechtliche Bedingungen verstoßen.
• Schutzklasse 3 – geheime Daten mit besonders hohem Schutzbedarf: Darunter fallen Hochsicherheitsdaten, deren Geheimhaltung allerhöchste Priorität hat. Eine Weitergabe solcher Daten würde sich nicht nur existenzbedrohend auf das Unternehmen auswirken, sondern auch rechtliche Folgen nach sich ziehen.

Die Sicherheitsstufe definiert neben der Vertraulichkeit der Daten auch die technischen Bedingungen, unter denen die Aktenvernichtung zu erfolgen hat. Seit 2012 werden Aktenvernichter in sieben Sicherheitsstufen eingeteilt, welche die maximale Schnittgröße, den Schnitt-Typ sowie die Reproduktionsmöglichkeit der Daten angeben.

So sehen die Aktenvernichter-Sicherheitsstufen für Papier gemäß DIN 66399 aus:

Sicherheitsstufe

Einsatzbereich und Merkmale

P-1

Einsatzbereich und Merkmale

• Schutzklasse 1
• für Dokumente mit allgemeinen Daten
• max. 12 mm breite Streifen
• Reproduktion mit etwas Zeitaufwand einfach möglich

P-2

Einsatzbereich und Merkmale

• Schutzklasse 1
• für Unterlagen mit firmeninternen Daten
• max. 6 mm breite Streifen
• Reproduktion unter Einsatz von Hilfsmitteln möglich

P-3

Einsatzbereich und Merkmale

• Schutzklasse 1 und 2
• für vertrauliche und personenbezogene Daten
• max. 2 mm breite Streifen oder 360 mm² große Partikel
• Reproduktion nur mit der Hilfe von mehreren Personen und professionellen Hilfsmitteln möglich

P-4

Einsatzbereich und Merkmale

• Schutzklasse 2 und 3
• für Dokumente mit äußerst sensiblen Daten
• max. 160 mm² große Partikel
• Reproduktion nur mit außergewöhnlichen Methoden und speziell entwickelten Hilfsmitteln möglich

P-5

Einsatzbereich und Merkmale

• Schutzklasse 2 und 3
• für Unterlagen mit geheimen Informationen
• max. 30 mm² große Partikel
• Reproduktion unwahrscheinlich

P-6

Einsatzbereich und Merkmale

• Schutzklasse 3
• für streng geheime Daten mit existenzieller Bedeutung
• max. 10 mm² große Partikel
• Reproduktion technisch unmöglich

P-7

Einsatzbereich und Merkmale

• Schutzklasse 3
• für strengst geheime Informationen, die durch höchste Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden müssen
• max. 5 mm² große Partikel
• Reproduktion vollkommen ausgeschlossen

4. Die passende Schnittart auswählen

Wenn Sie bei uns einen Reißwolf kaufen, können Sie sich zwischen Modellen mit Streifenschnitt oder Partikelschnitt entscheiden.

Was ist Streifenschnitt?

Beim Streifenschnitt wird der Datenträger in mehr oder weniger dünne Streifen zertrennt. Die Streifenbreite beträgt je nach Gerät zwischen 12 mm und 2 mm. Für Papier kann damit eine maximale Sicherheitsstufe von P-3 erreicht werden. Aus diesem Grund sind Aktenvernichter mit Streifenschnitt vor allem für den privaten Gebrauch geeignet.

Was ist Partikelschnitt?

Beim Partikelschnitt wird der Datenträger horizontal und vertikal durchgeschnitten, sodass daraus kleine Partikel entstehen. Je nach Gerät weisen diese eine Größe von 360 mm² bis 5 mm² auf. Profi-Aktenvernichter mit Partikelschnitt beginnen zumeist bei Sicherheitsstufe P-3 und eignen sich daher ideal für das Vernichten von Dokumenten mit vertraulichen oder personenbezogenen Daten.

5. Schnittgut und Schneidleistung des Aktenvernichters: Was darf rein?

Viele der bei uns erhältlichen Aktenvernichter von HSM®, Rexel®, GENIE® oder auch LEITZ-Aktenvernichter sowie unsere Schredder können neben Papier auch noch andere Medien vernichten. Welche Datenträger-Typen ein Gerät zerschneiden kann, wird zusammen mit der Sicherheitsstufe angegeben.

Je nach Schnittgut kommen hierfür folgende Buchstaben bei der Produktauszeichnung zum Einsatz:

• P: Papier, Film und andere Druckformen
• F: Folie und Mikrofilm
• O: Optische Datenträger wie DVDs und CDs
• T: Magnetische Datenträger wie Disketten und Kreditkarten
• E: Elektronische Datenträger wie Speicherkarten, USB-Sticks und Chipkarten
• H: Festplatten mit magnetischem Datenträger

Die Schneidleistung bezieht sich hingegen auf die Menge an Blättern, die ein Papierschredder auf einmal vernichten kann. In unserem Aktenvernichter-Onlineshop kaufen Sie Dokumentenvernichter mit einer Schneidleistung von 5 bis 45 Blättern. Heft- und Büroklammern können bei vielen unserer Modelle gleich mit dem Papier zusammen geschreddert werden, sodass Sie sich ein mühsames Auseinandertrennen der Blätter ersparen.

6. Auffangvolumen von Aktenvernichtern

Aktenvernichter für Büro und Home-Office verfügen über unterschiedlich große Auffangbehälter, in denen die Streifen oder Partikel nach dem Schreddern gesammelt werden. Um ständiges Ausleeren zu verhindern, wählen Sie das Auffangvolumen Ihres Aktenvernichters am besten abhängig von der Intensität der Nutzung. In unserem Aktenvernichter-Shop finden Sie sowohl kompakte Modelle als auch Großgeräte für den industriellen Einsatz.

Die folgende Übersicht soll Ihnen bei der Wahl der richtigen Behältergröße helfen:

7. Weitere praktische Funktionen

Um Ihnen den größtmöglichen Bedienungskomfort zu bieten, verfügen die bei uns erhältlichen Aktenvernichter für Profis über mehrere praktische Funktionen:

• Start-Stopp-Automatik: Eine integrierte Lichtschranke sorgt dafür, dass der Motor beim Einlegen von Papier automatisch startet. Sobald kein weiteres Papier nachgelegt wird, stoppt der Aktenvernichter. Die meisten Geräte schalten sich auch beim Öffnen des Auffangbehälters oder dem Bewegen des Motorblocks ab, um Verletzungen zu verhindern.
• Papierstau-Auflösung: Ein durch zu schnelles oder unsauberes Einlegen verursachter Papierstau lässt sich mithilfe eines automatischen Rücklaufs sehr einfach beheben. Das zerknitterte Papier wird per Knopfdruck oder automatisch wieder nach oben befördert und kann mühelos herausgezogen werden.
• Überhitzungsschutz: Diese Funktion stellt sicher, dass der Dokumentenvernichter bei übermäßiger Belastung nicht zu heiß wird. Bei vielen Modellen mit LED-Anzeige oder Touchscreen lässt sich der aktuelle Status des Geräts ablesen und eine Überhitzung rechtzeitig vermeiden.
• Energiesparmodus: Wird der Aktenvernichter längere Zeit nicht benutzt, wechselt dieser automatisch in den sparsamen Stand-by-Modus. Dank Einschaltautomatik ist das Gerät bei Bedarf aber schnell wieder einsatzbereit. Auf diese Weise lassen sich sowohl Stromkosten senken als auch die Umwelt entlasten.

Einige Aktenvernichter-Profigeräte sind auch mit einem integrierten Öler ausgestattet, welcher die Stahl-Schneidwellen automatisch schmiert und so stets eine maximale Schneidleistung gewährleistet. Weitere praktische Features sind Füllstandanzeigen mit Sichtfenster oder Rollen, mit denen größere Geräte einfach von Raum zu Raum geschoben werden kann.

8. Welcher Aktenvernichter ist der richtige für Zuhause?

Sei es zum Entsorgen von nicht mehr benötigten Rechnungen, Verträgen und Kontoauszügen oder zum Vernichten von vertraulichen Unterlagen aus selbstständiger Tätigkeit im Home-Office: Auch Zuhause sollte für persönliche und firmeneigene Daten ein professioneller Aktenvernichter zum Einsatz kommen.

Folgende Eigenschaften und Funktionen sollte ein Aktenvernichter für zuhause haben:

• Kompakte Größe: Da Zuhause in der Regel keine allzu großen Papiermengen anfallen, ist ein Aktenvernichter mit einem Auffangvolumen von bis zu 20 Litern meist völlig ausreichend. Der Vorteil von kleineren Geräten ist, dass sich diese wie Rollcontainer platzsparend unter Schreibtische stellen lassen.
• Mittlere Sicherheitsstufe: Obwohl es für die Vernichtung von privaten Unterlagen keine gesetzlichen Vorschriften gibt, ist ein Aktenvernichter mit mittlerer Sicherheitsstufe (P3 oder P4) eine gute Anschaffung – vor allem, wenn damit auch vertrauliche Firmendaten geschreddert werden sollen.
• Solide Schneidleistung: Damit nicht jedes Stück Papier mühsam einzeln eingelegt werden muss, sollte der Aktenvernichter zumindest 5 Blätter auf einmal zerschneiden können. Wer regelmäßig größere Stapel vernichtet, setzt lieber auf ein Gerät mit höherer Schneidleistung.
• Separates CD-Schneidewerk: Falls auch CDs mit privaten Fotos, Videos oder Datensicherungen zerstört werden sollen, empfiehlt sich der Kauf eines Aktenvernichters mit separatem CD-Schneidewerk.
• Praktische Zusatzfunktionen: Idealerweise verfügt der Aktenvernichter über zusätzliche Funktionen, mit denen sich Papierstaus, Überhitzung oder ein zu hoher Energieverbrauch vermeiden lassen.

9. FAQ zu Aktenvernichtern